Secrétaire de Direction

Le programme vise de façon spécifique à rendre l’apprenant en secrétariat de direction capable en fin de formation de (compétences) :

1. Accueillir les visiteurs et créer des fiches de contact
2. Recevoir, concevoir et traiter de l’information
3. Contribuer à l’administration courante du service
4. Suivre la gestion des ressources matérielles et financières du service
5. Assurer les travaux de bureautique
6. Communiquer efficacement (Assurer la communication verticale et horizontale de l’organisation)

Le secrétaire ou assistante de direction est le collaborateur direct d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Il est chargé de l'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.

Plus diplômé et expérimenté que les autres secrétaires, le secrétaire de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs. Il gère les rendez-vous et l’emploi du temps de ces derniers. Il prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Il supervise leurs déplacements professionnels. Dans une grande entreprise il est parfois déchargé des tâches matérielles qu’il confie à une assistante.

Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires. Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés. La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.

Il a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies de la bureautique. Il maîtrise parfois deux langues étrangères. Très disponible, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron.

La durée est de 12 mois, dont 09 mois cours, 3 mois en milieu de travail, le programme comporte 12 modules qui conduisent à l’obtention d’un Diplôme Professionnel en Secrétariat de Direction.

Le programme proposé vise à donner aux apprenants une formation efficiente dans le domaine du Secrétariat de Direction. Il est présenté par niveau de formation et doit être couvert en douze (12) mois, soit quatre (4) trimestres.